KVKK Aydınlatma Metni 6698 Sayılı Kanun

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı KVKK çerçevesinde, kişisel verilerinizin işlenmesinden sorumlu veri sorumlusu:

• Veri Sorumlusu: Serhat Tıkız
• Marka / İşletme Adı: ParçaDefteri
• Web Sitesi: parcadefteri.com
• E-posta: [email protected]
• Telefon: 0540 550 20 20

2. İşlenen Kişisel Veriler

Platform kapsamında işlenen veriler, veri sorumluluğunun kimde olduğuna göre iki gruba ayrılır. Aşağıdaki verilerin tamamı her kullanıcıdan zorunlu olarak alınmaz.

A. ParçaDefteri'nin veri sorumlusu olduğu veriler

Kategori	İşlenen Kişisel Veriler
Hesap ve Kimlik	Firma adı ve kodu, firma yetkilisinin adı soyadı, kullanıcı adı ve şifre özeti
İletişim Bilgileri	Firma yetkilisinin telefon numarası ve e-posta adresi
Abonelik ve Ödeme	Seçilen plan, abonelik süresi, ödeme tutarı, ödeme tarihi ve işlem durumu; kart bilgileri ParçaDefteri tarafından saklanmaz
İşlem Güvenliği	IP adresi, cihaz ve tarayıcı bilgileri, oturum, giriş, doğrulama ve sözleşme onay kayıtları
Destek ve İletişim	Destek talepleri, hesapla ilgili yazışmalar ve hizmet bildirimleri

B. Üye firma adına veri işleyen olarak işlediğimiz veriler

Üye oto servis işletmesi, kendi müşterileri, çalışanları, tedarikçileri ve iş ortakları hakkında platforma girdiği veriler bakımından veri sorumlusudur. ParçaDefteri bu verileri hizmeti sunmak amacıyla ve üye firmanın talimatları doğrultusunda işler.

Kategori	İşlenen Kişisel Veriler
Müşteri Bilgileri	Ad, soyad, telefon, e-posta, adres; isteğe bağlı TC kimlik numarası, vergi numarası ve vergi dairesi
Araç Bilgileri	Plaka, marka, model, VIN/şasi numarası, yıl, yakıt tipi, kilometre ve araç notları
Servis Kayıtları	İş emirleri, şikayet ve arıza açıklamaları, yapılan işlemler, kullanılan parçalar, hasar kayıtları ve bakım geçmişi
Çalışan Bilgileri	Çalışanın adı, iletişim bilgisi, görevi, yetkileri ve üye firma tarafından girilmesi halinde ücret bilgisi
Operasyon ve Finans	Teklif, randevu, tahsilat, cari hesap, kasa, tedarikçi, alış faturası ve dış işlem kayıtları
Belge, Görsel ve İmza	Müşteri ve araç evrakları, servis fotoğrafları, firma logosu ile servis kabul veya teslim sırasında alınan dijital imza

3. İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• Oto servis yönetim hizmetinin sunulması ve iş emri süreçlerinin yürütülmesi.
• Müşteri ve araç kayıtlarının oluşturulması, güncellenmesi ve yönetilmesi.
• Abonelik ve ödeme işlemlerinin gerçekleştirilmesi, fatura düzenlenmesi.
• WhatsApp bildirimleri ve müşteri takip linki aracılığıyla müşteri bilgilendirme süreçlerinin yürütülmesi.
• Hizmet güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişim ve sahtekarlık girişimlerinin önlenmesi.
• Yasal raporlama ve mevzuat yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
• Teknik destek ve şikayet yönetimi hizmetlerinin sağlanması.

4. Hukuki Dayanaklar

Kişisel veriler, KVKK'nın 5. ve 6. maddeleri kapsamında aşağıdaki hukuki dayanaklara istinaden işlenmektedir:

• Sözleşmenin ifası (Md. 5/2-c): Platform hizmetinin sunulabilmesi için zorunlu olan kimlik, iletişim ve firma verilerinin işlenmesi.
• Açık rıza (Md. 5/1): Zorunlu olmayan bildirim, entegrasyon ve yapay zeka özelliklerinin kullanımı için; açık rıza gerekmeyen hallerde veriler aşağıdaki diğer hukuki sebeplere dayanılarak işlenir.
• Hukuki yükümlülük (Md. 5/2-ç): Vergi mevzuatı ve sair yasal düzenlemeler kapsamındaki veri işleme faaliyetleri.
• Meşru menfaat (Md. 5/2-f): Hizmet güvenliğinin sağlanması ve teknik altyapının korunması.

5. Yurt İçi / Yurt Dışı Aktarım

Yurt içi aktarım: Hizmetin yürütülmesi kapsamında ödeme sağlayıcısı iyzico, SMS/e-posta hizmetleri, muhasebe ve faturalama entegrasyonları, destek hizmetleri ve yetkili kamu kurumları ile gerekli ölçüde veri paylaşılabilir. Bu aktarımlar KVKK'nın 8. maddesi kapsamında gerçekleştirilir.

Yurt dışı aktarım: Yapay zeka özelliği kullanıldığında araç marka/model/yıl ve yakıt bilgisi, arıza veya şikayet açıklaması, teknisyen notu ve ilgili servis deneyimi içerikleri özelliğin yapılandırmasına göre Groq ve/veya Google Gemini API'ye iletilebilir. WhatsApp taslağı hazırlanırken müşteri adı, plaka ve iş emri numarası yapay zeka sağlayıcısına gönderilmez; bu bilgiler oluşturulan taslağa platform üzerinde eklenir. WhatsApp bildirimi gönderildiğinde müşteri adı, telefon numarası, plaka, iş emri numarası ve mesaj içeriği WhatsApp/UltraMsg altyapısına iletilebilir. Web plaka tarama ve ruhsat tarama özellikleri dış OCR hizmetine veri göndermeyecek şekilde devre dışıdır; mobil plaka okuma cihaz üzerinde gerçekleştirilir. Kullanıcı, serbest metin alanlarına gereksiz kişisel veri yazmamalıdır; aktarım yalnızca ilgili özelliğin çalışması için gerekli kapsamda yapılır.

6. Saklama Süreleri

Veri Türü	Saklama Süresi	Gerekçe
Firma ve kullanıcı bilgileri	Abonelik süresi + 30 gün	Sözleşme gereklilikleri
İş emirleri ve müşteri kayıtları	Abonelik süresi + 30 gün	Hizmet sunumu
Ödeme ve fatura kayıtları	10 yıl	Vergi ve ticaret mevzuatı
Sistem log kayıtları	90 gün	Güvenlik ve hata tespiti
Servis fotoğrafları	Abonelik süresi + 30 gün	Hizmet sunumu

7. İlgili Kişi Hakları (Madde 11)

KVKK'nın 11. maddesi kapsamında aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

8. Başvuru Yöntemi

KVKK'nın 11. maddesi kapsamındaki haklarınızı kullanmak için aşağıdaki yöntemlerden biriyle tarafımıza başvurabilirsiniz:

• Kayıtlı e-posta: ParçaDefteri hesabınızda kayıtlı e-posta adresinizden [email protected] adresine yazarak
• Çevrimiçi başvuru: Veri Silme Talebi sayfasındaki formu kullanarak

Başvurularınız, talebin niteliğine göre ve kimliğinizin doğrulanmasının ardından en geç 30 gün içinde yanıtlanır.